予約・内覧について

Q

予約の方法を教えてください。

A

ご希望の物件を選び、空き状況を確認。問題なければ、予約登録フォームの必須項目を入力し、ログイン後予約確定となります。詳しくはこちらのPDFをご覧ください。

Q

仮予約はできますか?

A

あいにく仮予約は承っておりません。本申込みのみとなりますので予めご了承の程、お願いいたします。連日や定期利用等、日程が複数日となる場合はご希望日時・会場(部屋)名をご相談ください。

Q

事前に内覧はできますか?また、プロジェクター等の動作チェックは行えますか?

A

内覧も可能です。
また、プロジェクターなどの備品類は予めご用意しておりますので、動作確認も可能です。
ご内覧可能日:当日~3日以内の平日のみ
時間帯:9時~16時半の間で他のご予約が入っていない時間帯

  • ※ご希望会場の予約カレンダーをご確認ください。[△]表示がご予約のない時間です。
  • ※会場、日時が決まりましたら、こちらよりお申し込みください。
  • ※無人運営の会場の場合、弊社スタッフの立会いはございません。お客様のみでのご内覧とさせ ていただきます。
Q

既に予約をしているのですが、予約内容は変更できますか?

A

可能です。ログイン後ページの”予約リスト”画面より変更手続きをお願いいたします。 ただし、ご予約後の日程変更は3回までとさせて頂きます。
また、ご利用日の14日前を切りますと、日程変更の場合もキャンセル扱いとなり、全額ご負担頂くようになります。
詳しくはこちらのPDFをご覧ください。

  • ※ご利用日の4日前を過ぎている場合は、ホームページ上からの変更はできません。メールかお電話にてお問い合わせください。
  • ※会場の変更はホームページ上では手続きできません。メールかお電話にてお問い合わせください。
Q

予約は電話でも可能ですか?

A

あいにくお電話でのご予約は承っておりません。HPログインページより新規ご登録のうえご予約ください。

  • ※ご利用日の3日前以降は、マイページからのご予約ができかねますので、FAX問い合わせフォームよりお申し込みください。
Q

予約のキャンセル方法を教えてください。

A

ログイン後、オレンジ帯のメニュー“予約リスト”より、対象のご予約の“変更”ボタンを選択いただき、キャンセル手続きをお願いします。詳しくはこちらのPDFをご覧ください。

Q

ID・パスワードを忘れてしまった。

A

ID・パスワードをお忘れの方より、ご登録いただいているメールアドレスを送信してください。ID・パスワードがメールにて届きます。

Q

何日先まで予約できますか?

A

会場により異なります。物件詳細ページの「予約受付時期」をご参照ください。

Q

会員登録はどこから行えますか?

A

ログインページより新規登録をお願いいたします。

Q

会員登録ページに「法人名」を入力する項目がありますが、法人以外は利用できないでしょうか。

A

法人以外のご利用も可能です。個人の場合は、法人名に「個人利用」とご記載ください。団体の場合は、法人名に団体名をご入力ください。

Q

新規登録をしましたがメールが届きません。

A

迷惑メールフォルダに入っているか、ご登録いただいたメールアドレスに不備があるケースが想定されます。迷惑メールフォルダにも見当たらない場合は、お問い合わせください。ご登録メールアドレスを確認させていただきます。

Q

当日の利用延長はできますか?

A

可能です。延長が確定された時点で、ご連絡ください。空室状況を確認させていただきます。

  • ※予約状況等により、延長がお受けできない場合もございます。
Q

受付がいる会場では、その場で予約を受けてもらえますか?

A

可能です。受付にてお申込書をご記入の上、ご利用料のお支払い手続きをお願いします。

  • ※ご予約状況等により、お受けできない場合もございます。
  • ※現金でのお支払いは受けかねますので、最寄りのATM等よりお振込み頂くか、”予約リスト”よりカード決済をお願いします。
Q

事前に準備のために早く入室したい。予約した時間の前に入室できますか?退出は何時までにすれば良いですか?

A

ご予約時間の10分前からご入室いただけます。ご退出は、ご利用時間内にお願いいたします。レイアウトを変更される場合はご準備、片付けのお時間も含めてご予約ください。

  • ※ご予約時間を超えてご利用された場合、延長料金を御請求させて頂きます。

サービスについて

Q

会場のレイアウト変更はお願いできますか?

A

【無人運営会場の場合】
原則、ご利用者様にてご変更をお願いいたします。 大がかりな変更が必要になる場合は、事前にご相談ください。

  • ※弊社での変更が必要になる場合は、別途レイアウト変更費をご請求させていただきます。
  • ※ご希望のレイアウト図(手書き可)を、ご利用日の1週間前までにお送りください。

【受付常駐会場の場合】
受付にて対応が可能です。ご予約時にレイアウト変更の旨を「備考欄」へご記載ください。大がかりな変更が必要な場合は、ご利用日の1週間前までにご希望のレイアウト図をお送りください。

Q

事前に荷物を発送して、受け取っていただくことは可能ですか?

A

【無人運営会場の場合】
あいにく荷受けサービスは承っておりません。ご予約日時内に時間指定で、お客様ご自身で受け取っていただくようになります。
【受付常駐会場の場合】
受付の常駐時間内であれば、お受け取りが可能です。予め「到着日時」「荷物の種類・個数」をご連絡いただきますようお願いいたします。

Q

受付がいる会場で、準備のお手伝いをお願いできますか?

A

原則、会場準備はお客様ご自身でお願いいたします。備品の使用方法や、レイアウト変更等、お困りの際はお気軽にお声掛けください。大がかりなレイアウト変更が発生する場合は、予めご連絡ください。事前のご連絡が無い場合は、お手伝いが難しい場合もございます。

設備・備品について

Q

備品は何がありますか?また、レンタル料は発生しますか?

A

お部屋によりご用意している備品の内容が異なります。
各物件詳細ページ内、「無料設備」欄をご参照ください。
こちらに記載している備品は、全てご申告不要・無料で会場にご用意しております。

Q

机や椅子・プロジェクター等の備品追加はできますか?

A

原則備品のご追加は承っておりませんが、会場、内容によってはご相談可能な場合もあります。ご希望の場合はお問い合わせください。(備品ごとにご追加料金が発生いたします)

Q

複合機はありますか?

A

あいにく、ご用意はございません。

Q

開催名、タイトルを掲示する看板はありますか?

A

各会場に案内板をご用意しておりますので、ご利用ください。案内板は、一部会場を除き自立式ホワイトボード(縦長)となります。

  • ※少人数用の会場の場合、お部屋の扉付近にホワイトボードシートをご用意している会場もございます。
  • ※受付常駐会場は、お申込名義にて受付担当者がご用意させていただきます。ご希望の掲示名がございましたら、ご予約時に「備考欄」へご記載いただくか、事前にご連絡ください。
Q

当日使用する資料をコピーしていただくことは可能ですか?

A

あいにく、受付常駐会場を含め、コピーサービスは行っておりません。

Q

Wi-Fiを使用したいのですが、パスワードを教えてください。

A

各会議室内にSSID・パスワードを記載した張り紙をご用意しておりますので、お客様ご自身で接続してご利用ください。

  • ※Wi-Fiを設置している会場は限られております。必ずご利用会場の物件詳細ページをご確認ください。

飲食・ケータリングについて

Q

飲食物は持ち込み可能ですか?

A

可能です。ただし、ゴミは必ずお持ち帰りください。

  • ※ゴミが残っている場合、ゴミ回収費をご請求させていただきます。
Q

提携しているケータリング・お弁当業者はありますか?

A

ハロー貸会議室ではお弁当・ケータリングは株式会社G-styleをご紹介しております。

  • ※別業者をご利用していただいても構いません。お客様ご自身にて、ご注文・お受け取りをお願いいたします。
Q

ケータリング・お弁当・飲み物の手配をお願いできますか?

A

あいにく、当社からの手配は行っておりません。提携の株式会社G-styleにお客様からご連絡をお願い致します。

  • ※会場によってはケータリング・お弁当不可の会場がございますので、各物件ページの「ケータリング注意事項」をご参照ください。
Q

飲み物のみの手配をお願いできますか?

A

あいにく、お飲み物の手配代行は行っておりません。お客様ご自身でご持参ください。

料金・支払について

Q

後払いにできますか?

A

原則、本予約登録後7日以内(ご利用日以前)にお支払いください。特別なご要望のある場合は、予めご相談ください。

Q

クレジットカード決済で使えるカードの種類は?

A

Visa、MasterCard、JCB、AMEX、Dinersがお使いいただけます。

Q

カード決済した後に予約変更して差額が発生した場合の支払い、返金は?

A

予約変更されると、最初のカード決済は自動的にキャンセル扱いになりますので、改めてお支払い手続きをお願いします。

  • ※タイミングなどによりキャンセル処理ができない場合はエラー表示になります。当社にて返金、または追加決済の処理を行いますのでご連絡ください。
Q

利用日が翌日なのに、振込みが15時を過ぎてしまった。どうすれば良いですか?

A

お振込み頂いた際の明細書を、メールかFAXにて17時までにご送付ください。

Q

申込み後7日以内の支払い手続きが間に合いません。

A

特別なご要望のある場合は、予めご相談ください。

Q

利用料を支払った後、利用時間を延長した。その際の差額はいつまでに支払えばいいですか?

A

変更後、7日以内にお支払いをお願いいたします。ご利用日が迫っている場合はご利用日の前日までに、当日ご延長の場合はお申込み後速やかにお支払いください。

  • ※万一、お支払いが遅れる場合は予めご相談ください。
Q

料金の振り込みを失念していた。入金期日が過ぎているが、大丈夫ですか?

A

ご入金の確認が取れない場合でも、自動的にキャンセルすることはございません。お振込み可能日を ご連絡いただき早急にお手配をお願い致します。

Q

複数日、複数部屋を予約した。合算での支払いは可能ですか?

A

現金振り込みの場合は可能です。クレジットカード決済の場合はお手数ですが1件ずつのお支払い手続きをお願いします。

Q

申込者と異なる名前で振込みたい。可能でしょうか?

A

可能です。ただし必ず事前に「ご予約内容」と「お振込名義」をご連絡ください。

  • ※ご連絡いただけない場合、ご入金とご予約内容の照合が取れず、ご利用いただけなくなる可能性がございます。
Q

当日現金清算での支払いでも良いですか?

A

あいにく現金でのお取り扱いがございません。事前に、クレジットカードでのお支払い、又は銀行振込みのご手配をお願い致します。

Q

キャンセル料はいつから発生しますか?

A

本予約完了後から発生の対象となります。
<キャンセル規定>

  • ・お申込み~ご利用日の31日前まで 10%
  • ・ご利用日の30日前~15日前まで  50%
  • ・ご利用日の14日前~当日まで   100%
  • ※ご利用日の14日前を過ぎますと、日程変更や利用時間の短縮の場合もキャンセル扱いとなり、全額ご負担頂くようになります。
  • ※清掃費はキャンセル料の対象外となります。
Q

長期間、研修などでお借りすることはできますか?その場合、割引などはありますか?

A

期間・用途・必要設備などに合わせてご提案が可能です。割引につきましてはご対応できる場合もございますので、お気軽にご相談ください。

その他

Q

会議室を予約したのですが、入室の際の暗証番号がわからないので教えてください。

A

ご利用料をお支払いいただき、弊社内で確認が取れましたら、暗証番号の確認方法をメールにてご連絡いたします。

  • ※メールの送受信が難しい場合は、FAXにて「利用案内」資料をご送付いたします。
  • ※事後のお支払いの場合は、ご入金前にご確認いただけます。
Q

同じ会場を連日利用します。荷物を置いて帰りたいのですが…。

A

ご利用条件によっては可能です。詳しくはお問い合わせください。

Q

会議以外での利用は可能ですか?

A

可能です。よくあるご利用実績は、以下の通りとなります。 ・打ち合わせ ・研修 ・セミナー ・講演会 ・勉強会 ・面接 ・説明会 ・ゲーム会場 ・サークル活動 ・イベントの集合場所、控え室
ケータリング可能の会場ですと、以下の用途でもご利用いただけます。
・同窓会 ・懇親会 ・交流会 ・各種パーティー
その他、展示会や撮影でもご利用いただけますが大きな搬入物が発生する際は、ご予約前にお問い合わせください。上記に記載例が無い用途でも、お気軽にご相談ください。

Q

会議室に忘れ物をしました。どうすれば良いですか?

A

直接会場内をご確認いただくことも可能です。ご希望の際は、お気軽にご連絡ください。会場にすぐにお越しいただけない場合は、お忘れ物の有無を確認させていただきますので、「利用日」「会場(部屋)名」「忘れ物の詳細(物・色など)」をご連絡ください。

  • ※遠方でお引き取りが難しい場合は、着払いでのご送付対応も可能です。
  • ※お忘れ物の有無・状態につきましては保証いたしかねますので、予めご了承ください。
Q

ハロー貸会議室の備品を持ち帰ってしまいました。どうすれば良いですか?

A

速やかにご連絡ください。原則としてお客様自身で直接会場にお戻しいただきます。

  • ※遠方の方や、すぐにご対応が難しい場合は速やかに当社あてにお送りください。
Q

会場内で物販は可能ですか?

A

商品の販売会場等、不特定多数でのご利用はできません。

Q

会議室の外(通路)に受付を設置したいのですが…。

A

ビル共有部での受付を含む什器・備品の設置は、お断りさせていただきます。会場内にて、受付スペースを設置してください。

  • ※案内板に限り、各会場で決められた範囲での設置は可能となります。
Q

会場内や付近でテレビ等の撮影を行なっても良いですか?

A

原則、会議室の室内のみであれば可能です。会場によって状況が異なりますが、1フロアを全てご予約いただければ共有スペースも可能な場合もございますので、お気軽にお問い合わせください。

Q

会場にスタッフはいますか?

A

原則、現地に弊社スタッフはおりません。「ハロー貸会議室新橋」のみ受付スタッフが常駐しております。

Q

ゴミ箱はありますか?

A

あいにく、全会場にゴミ箱は設置しておりません。ゴミは原則お持ち帰りいただきます。

  • ※ゴミの回収をご依頼いただく場合は、必ず事前にご連絡ください。ゴミ回収費は別途ご請求させていただきます。
Q

会議室利用時間中に、全員退室する時間があります。会場の鍵は持ち出しても大丈夫ですか?

A

紛失の恐れがあるため、会場の鍵は開錠・施錠時以外は必ずキーボックスへお戻しください。

  • ※鍵を紛失・破損された場合、別途費用をご請求させていただく場合がございます。
Q

会場は喫煙可能ですか?

A

会議室内は全部屋禁煙となります。一部のビルに、喫煙スペースがございますので、詳しくはお問い合わせください。

Q

施設内に駐車場はありますか?

A

全ての会場にハロー貸会議室専用の駐車場はご用意がございません。近隣の駐車場をご利用ください。